天野 暢子 
 天野 暢子
 (nobukoamano)

【第17回】出先でトラブル

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Yahoo!メールに救われた


プレゼンテーションもホーム(自分の会社や学校)でやるときはいいですが、外出先や出張先では何かしらのトラブルが起こるものです。

 

私はつい最近、地方での研修があり、配付資料の元データやスライド投影するデータは事前にメール送信していました。ところが、「念のためUSBメモリでも持参します」と言っておきながら、持って出るのを忘れてしまったのです。

 

最寄り駅に着くまでに思い出したのですが、取りに戻ると乗る列車に間に合わないかもしれない。数秒迷ってそのまま行くことにしました。データはYahoo!のアドレスから送信したので、いざとなったら会場のホテルにお願いしてインターネットを使わせてもらい、送信済みメールからデータは取り出せると気付いたからです。本数の少ない特急に乗り遅れるよりはいいでしょう。

 

完成品や途中段階のデータをYahoo!のようなフリーメール(gmail、niftyなど)でやりとりしていて、出先でそこから取り出して救われたということは何度もあります。メールでなくても、インターネット上の保管領域にデータを保存する習慣をつければさらに確実です。

 

 

必ず何かが違う“よそのパソコン”


さて、現場に着いてみると、

●パソコンは16:9画面で(いつも使っているのは4:3画面)

●投影データも入っておらず(これはすぐに担当者に移していただきました)

●バーションは2007でした(日常的に使っているのは2003と2010)

 

作っていったデータが平べったくつぶれて見えるし、操作に迷ったら困るなあと思っていたところ…。

 

スクリーンにパワーポイントのデータが映らないという事態が起きました。パソコン上には出ているのに、プロジェクターに信号が送られないのです。あとで分かったのは延長コードの接続が悪く、電気が届いてなかったということでした。

 

ホテル側の設備や段取りが悪いとも言えますが、そもそも停電になったらパソコンもプロジェクターも全面的に使えません。長年プレゼンの仕事をしてきても、プロジェクターが全く機能しないというのは初めてのケースでしたが、こうしたトラブルは想定の範囲内です。

 

この延長ケーブルが不具合の元だった

 

 

いつでもアナログに切り替えられる準備


こうしたトラブルを想定して、どんな準備しておけばいいでしょうか。iPadやiPhoneなどのモバイル端末を持っていく?ところがこれも電池が切れたり、電波の届かない場所では使い物になりません。

 

そうなったら全面的にアナログなプレゼンテーションをやります。

 

そのためにはパワーポイント・スライドの内容は頭に入ってないといけません。暗記が無理でも自分用のプリントアウトがあればそれを見ながら話を進められるのです。

 

そして、ホワイトボードや黒板を使って説明していきます。今回はあらかじめ会場にホワイトボードはないと知っていましたので、中型のホワイトボード(100円ショップにて200円で購入)、スケッチブック(同100円)、ホワイトボードマーカーを持参していました。

 

いつ直るとも分からないIT機器を待って時間を無駄にするわけにはいかないので、後半はパソコン抜きで講義を行いました。

 

もう一度繰り返します。

 

【トラブルは起きるものです!】

 

起こりうるトラブルに、あなたはどんな準備をしてプレゼンに臨みますか?

 

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