天野 暢子 
 天野 暢子
 (nobukoamano)

【第23回】メールプレゼンで“行動させる”

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メールの提案が通っていた!

 

ある時、オフィスのテーブル上にポンと置かれた真新しい辞書が目に止まり、私は

「よっしゃあ!」

と小躍りしたことがあります。

 

実際に目にした光景

 

それは某企業のある部署でのことですが、

その部署を管轄する管理職に社員でもない私が

「その辞書を買われませんか?」

と、メールを出していたのです。

 

私は誤字脱字がないか、内容の整合性が取れているか等をチェックする仕事を担当していましたが、その部署のスタッフだけから毎回同じような質問を受け、都度それに答えていて正直うんざりしていました。

 

「どうして、全体と私たちの部署では表記が違うんですか?」

という質問を受けていたのですが、その部署だけ別の辞書を使っていたので当然です。全体と同じ辞書を使ってもらうだけで、この質問は回避できる…つまり、私の仕事も軽減できると考えたのです。

 

 

相手のメリットをちりばめて


スタッフ個人に言っても辞書を買う権限はないので、上司の方に

この辞書を買えば…

・その部署の混乱が減る

・会社として正しい表記がキープできる

・他社では一人1冊所持しているのが一般的

・それが買えるのは○○書店や△△社、Amazonなどの通信販売

・価格は1冊1,800円程度

等を書いてメールを出しました。

 

ミス撲滅が大きな課題となっている時期でしたので、その程度の額で解決できる策は上司にとってメリットだったようで、ほどなくしてその辞書が部署に数冊購入されたようでした。

 

私にはその上司の方からメールの返信はありませんでしたが、私の目標はその部署に辞書が導入されて自分への質問数が減るということでしたので、結果的にその目標が達成されれば大満足でした。

 

 

メールだけで実現するプレゼン


このようにメール1本で、そう懇意でもない人を行動させることもできるのです。この場合のメールはプレゼンテーションのツールになっています。メールで人を行動させるときのポイントをお伝えします。

 

◆件名がイノチ

メールは開封して読まれなければ意味がありせん。“アナタにとって有益なことが書いてありますよ”とわかる件名をつけます。この場合、私は件名を「ミス撲滅のためのご提案」としました。社内メールに「お疲れ様です」、取引先に「お世話になります」では、内容が全く分かりません。

 

◆相手のメリットをアピールする

その管理職が頭を悩ませている「問題を解決できる」、しかも「こんな低額で」と、数字や固有名を挙げて紹介しました。「(私のためではなく)、あなたのために申し上げているんです」というスタンスも重要です。

 

◆箇条書きでシンプルに

どんなよい内容でも、相手は多忙で時間のない方です。伝えたいポイントが目に飛び込んでくるよう、改行で余白をとりつつ箇条書きのスタイルをとりました。

 

 

相手にどうしてもらいたいという目標があり、どうすれば相手にそのように行動してもらえるかの工夫さえあれば、メールプレゼンで自分の思い通りの結果が得られます。

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