天野 暢子 
 天野 暢子
 (nobukoamano)

プレゼン・コンシェルジュの「伝え方教室」【第2回】リハーサル機能で時間管理

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こんにちは。
プレゼン・コンシェルジュの天野暢子です。
今回は、甘く見てはいけない“プレゼンの持ち時間”についてお話します。


■時間オーバーは失格
新プロジェクトの説明であれ、就職活動の面接であれ、 “1時間でも2時間でも、好きなだけプレゼンテーションしてください”という場面などありません。特にコンテストやコンペのような場合は、厳密に持ち時間が決められています。

この制限時間を甘く見ている人が多いのですが、時間オーバーは【失格】になります。徹夜で準備しても、苦労の末に出来上がったものでも、容赦なく失格です。時間が余る分にはいいだろうと考えてもいけません。“持ち時間を十分に使いきれない人間”というレッテルを貼られてしまいます。

プレゼンテーションに臨む方には「ストップウォッチで正確に所要時間を計ってください」とお願いしますが、なかなかこれができません。最近は携帯やスマートホンにストップウォッチ機能が付いているにもかかわらずです。


■正確に時間を計るツール
そこで、スライドを使って説明するような場合にお勧めしたいのがPowerPointの「リハーサル機能」です。

PowerPointで画面が完成したら、「スライドショー」タブの「リハーサル」ボタンを押してスタート、画面を見てページを送りながら説明していきます。

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PowerPoint2010の画面

すると、1画面に何分何秒かかったか、合計何分何秒かの計測がスタートします。time
左が画面のタイム、右が合計のタイム

最後のページが終わった時点で、1ページの説明にかかった時間と合計時間が一覧表示画面で表示されます。次の例では、1ページが15秒、2ページも15秒、3ページが12秒かかっています。

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左下に画面説明にかかったタイムを表示

 

■どこを加減すればいいかがわかる
仮に「持ち時間1分」と言われたら、この15秒、12秒の合計の範囲に収めるしかありません。秒単位で計測すると、どこに時間がかかって、どこが足りないかを正確に把握することができ、調整すべき部分が特定できるのです。

けれども、これは「どのページを早口で済ませてください」という話ではありません。何度やっても合計時間をオーバーしてしまうなら、思いきってスライドをカットすることも考えてください。

時間通りに進める裏付けがあってプレゼンを始めるのとそうでないのとでは、あなたの自信も変わってきます。

「時間だけは何度も正確に計って調整したんだから、成功しないわけがない」という自信の表情でプレゼンできる人になってください。

 

 

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