天野 暢子 
 天野 暢子
 (nobukoamano)

プレゼン・コンシェルジュの「伝え方教室」【第5回】メール署名でプレゼン

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2013年の後半にさしかかったプレゼン・コンシェルジュの天野暢子です。
今までも日々の暮らしすべてがプレゼンテーションだと考えてきましたが、最近、メール署名も重要なプレゼンツールだと考える出来事がありました。


■件名と署名は必須
この記事を読んでいらっしゃる皆さんはパソコンをお使いですから、メールもお使いのことでしょう。メールを出す際、最後に署名はつけていらっしゃいますか。

「署名って何?」という方にご説明すると、「このメールを出したのはどこの誰で、連絡先はここです」という差出人情報です。封書を出す時に、裏側に書く自分の名前と一緒です。これが書いてないと、万一、移転先不明などの場合も、差出人に戻すことができなくなります。

封書の差し出し人と同じ意味合い

封書の差し出し人と同じ意味合い


■日本人に英語の署名を出す意味は?
先日は、ある会社に郵便を送ることがありました。名刺を探せば住所も出ているのでしょうが、何度もメールのやりとりをしているので、署名を見れば住所も分かると思ってメールを確認しました。が、署名はこんな形のものでした。

(実物を基に作った架空の連絡先)
Taro Suzuki
————————————-——————————–
Shiodome Television co.,ltd. : reporter
————————————-——————————–
www.shiodome.net
Shimbashi Media Center, 2-5-29
Shiodome Minato-ku, Tokyo 114-7890
Phone/Fax: +81-3-6216-1234
Mobile:+81-(0)90-1234-5678
————————————-——————————–

私は日本に生まれ育った日本人なので、このアルファベットを読んで「Shiodome」と言えば漢字は「汐留」だろうと推測し、町名に29丁目なんてないから数字はこのままの並びで書けばいいのね…ということで、

〒114-7890
東京都港区汐留2-5-29 新橋メディアセンター
汐留テレビ
リポーター 鈴木太郎 様

のように、漢字、カタカナ、数字、記号を使って宛て名を書くことができます。けれども、あくまで推測なので、「太郎」が実は「太朗」かもしれません。

これはあまりに不親切ではないでしょうか。相手に連絡をもらうための署名から推測しなければいけないわけですから。

署名は、まず「私は怪しい者ではありません」という意味で記載します。さらには「何かあったら、こちらまでご連絡ください」という意味合いも持っています。ならば連絡がつくことが最低限の条件なのです。

日本人に英語の署名を出す意味はあるでしょうか。日本国内に働く日本人の私から連絡をもらうのに「+81」は余計な情報です。逆に、東京都内同士でも携帯電話なら(03)がなくては電話がかけられません。


■署名でさりげなく自分をアピール
英語を並べておけばカッコいいような気がするのかもしれませんが、連絡が取れない情報では意味がありません。最近私のところに届くメルマガには「written by 鈴木太郎」といった表記も見かけます。日本人に読ませるメルマガに「written by」という英語は不要ですね。カッコよくもなんともありません。むしろ「デキないビジネスマン」をアピールされている気がします。

これは日本語がいい、英語がいいという話ではありません。日本語で生活する人には日本語で、英語で生活する人には英語で情報伝達しなさい、ということです。もちろん相手が韓国語で生活する人であれば韓国語にしなければなりません。

私は仕事や相手によっていくつかの署名を用意しています。外国や外国人とのやりとりはないので外国語バージョンはありませんが、プライベート、プレゼン系、出版系などを使い分けています。

ビジネス上の署名なら仕事が舞い込むように「プレゼン・コンシェルジュ」と肩書を入れた上で、近著紹介を入れます。署名は連絡先であるとともに、PRの場なのですから。

(例)
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プレゼン・コンシェルジュ 天
「プレゼンはテレビに学べ!」(ディスカヴァー21)好評発売中!!
イー・プレゼン■
TEL  03-6216-1234
携帯 090-1234-5678
〒114-7890
東京都港区汐留2-5-29新橋メディアセンター
amano@shiodome.net  http://www.11epresen.com 
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日刊【ノボちゃん】 http://ameblo.jp/e-presen/
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日本人に伝えるなら、すべて日本語に統一されていなくてはなりません。ホームページやブログのURLも入れてPRします。ちなみにURL冒頭の「http://」は略してよいものではありませんので、それも留意してください。「www.」から書いたからといってオシャレでもなんでもありませんよ。

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