天野 暢子 
 天野 暢子
 (nobukoamano)

プレゼン・コンシェルジュの「伝え方教室」【第6回】メッセージは何で伝える?

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3シーズンぶりにエアコンがついた、プレゼン・コンシェルジュの天野暢子です(ええっ!? 3年もエアコンなかったの?)。今回は携帯電話について私見を述べます。


■携帯電話に出られない人は多い
私の携帯電話の番号は名刺にも印刷してあることから、さまざまな人から電話がかかってきます。他社に移行して現在はスマートフォンですが、番号は会社員時代から同じなので、旧友も異業種交流会や講師として出向いた研修などで名刺交換した人なども私の携帯に電話をかけることが可能です。

そして実際、さまざまな人からかかってきます。通販や公共機関の手続きの関係でかけてくる担当者は仕方ありません。問題は固定電話の番号もメールアドレスも知っているのに携帯に電話してくる人です。仕事中でも、電車での移動中であろうとかかってきます。

けれども、携帯で通話できない状況にある人は多いのではないでしょうか? 例えば、手術中の医師や看護師、窓口接客中の銀行員、操縦中のパイロット…等々。私もテレビの生放送中や研修で話している間などはかかってきた電話に出ることは無理ですし、自分からかけるなんて絶対にできません。

紹介したような特殊な仕事でなくても、学校や劇場内では通話や使用が禁止されていますし、電車やバスの中でも通話していたら立場に関係なく注意されます。

そういう場面を想像できず、相手の携帯に電話することがどれだけ迷惑なことか。私の携帯は個人所有ですから、いざというときに「電話をかける」ためのものであって、いつでも「電話を受ける」ために持ち歩いているわけではありません。


■相手に思いを伝える手段はいろいろ
ある人は「直接おわびを言いたくて」と何度も私に電話していました(留守番電話にメッセージが残っていたので知った)。私が電話に出なかった(出られなかった)ため、かかってくることはなくなりました。

その人はなぜ携帯電話だけに連絡してきてやめてしまったのかわかりません。名刺交換しているので、固定電話もメールアドレスも住所もご存じなのですから。もっと言えば、facebookやtwitter、ブログ、ホームページの問い合わせフォームからだって連絡はつきます。

私に言わせたら
「本当に伝えたければ、手紙を書くとか家の前で待ち伏せするとか、ほかにいくらでも手段はあるよね?」。

おわびのつもりが“迷惑行為”!?

おわびのつもりが“迷惑行為”!?


■その思い、何で伝えるのが効果的?

おわびを伝えたいのに、それが逆に相手を困らせている。それではまったくおわびになりません。

就職活動中の学生さんや若手ビジネスパーソンの方から、(お世話になった方に)「お礼のメールは出したほうがいいですか?」という質問をよく受けます。お礼は言わないより言ったほうがいいに決まっていますが、問題はその手段です。

面接や商談のお礼を伝えるのに、少なくとも携帯電話にかけるという選択肢だけはないでしょう。

私がこだわるのは
その方法は相手の時間を奪わないか?
という基準です。
忙しい方は時間をとられるのが一番迷惑なのです。

メールや手紙であれば、相手が都合のよいときに開封して読めるのがメリットです。費用や伝わるまでのスピードを考えたらメールが最も便利なのかもしれません。

このほかにSNS(LINEやmixiなど)のメッセージ機能もありますが、これらはあくまでプライベートで使うものです。ビジネス上のやりとりには適していない、というか失礼であることをお忘れなく。

あるテレビ局の名物プロデューサーは大物女優へのおわびに、自宅まで行ったものの拒否され続け、最終的には郵便で手紙を送り大成功を収めたとか。郵便なら郵便受けに入るので、よくよくの事情がない限り、相手の手に渡り読んでもらえます。

私も国語教師(作文教育)の母から「礼状を書け」と小さいときからたたきこまれましたし、プレゼンテーションの恩師からも「ここ一番の勝負では礼状を書くのが有効だ」と教えられました。絶対にキメたいときは必ず万年筆で手紙を書きます。待ち伏せに至っては、したこともされたこともあります。

おわびに限らず、お礼、お願い、愛の告白…伝える手段はたくさんあります。
あなたは何で伝えますか?

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